Akademik Kongre veya Workshop Düzenleme ? Planlama Rehberi

Neden Etkinlik Düzenlemelisiniz?

Akademik etkinlik düzenlemek liderlik becerisi gösterir, geniş bir ağ kurar ve alanınızda gündem belirleme gücü verir. Doçentlik ve profesörlük değerlendirmelerinde "bilimsel etkinlik organizasyonu" ayrı kalem olarak değerlendirilir. Küçük bir workshop bile CV'nize değer katar.

Etkinlik Türleri

Workshop (1 gün): Dar konu, 20-50 katılımcı, interaktif. En kolay başlangıç noktası.

Sempozyum (1-2 gün): Belirli bir tema, 50-150 katılımcı, sunumlar + tartışma.

Kongre (2-4 gün): Geniş kapsam, 200-1000+ katılımcı, paralel oturumlar, poster sunumları, sosyal etkinlikler.

Planlama Zaman Çizelgesi

12 ay önce: Tema belirleme, organizasyon komitesi oluşturma, tarih ve mekan seçimi, bütçe taslağı.

9 ay önce: Davetli konuşmacı (keynote) davetleri, web sitesi oluşturma, sponsor arama.

6 ay önce: Call for Papers yayımlama, kayıt açma, konaklama anlaşmaları.

3 ay önce: Abstract değerlendirme, program hazırlama, lojistik detaylar.

1 ay önce: Son program, katılımcı kitleri, teknik kontroller.

Bütçe Kaynakları

Kayıt ücretleri: Ana gelir kaynağı. Erken kayıt + normal kayıt + yerinde kayıt kademeleri.

TÜBİTAK etkinlik desteği: 2223-A (yurt içi bilimsel toplantı desteği), 2223-B (uluslararası).

BAP etkinlik desteği: Üniversitenizin BAP birimi etkinlik fonlayabilir.

Sponsorlar: Yayınevleri (kitap standı), yazılım firmaları (SPSS, NVivo), eğitim kurumları.

Pratik İpuçları

1. İlk etkinliğiniz küçük olsun ? 1 günlük workshop yönetmek bile ciddi organizasyon gerektirir.

2. 5+ kişilik organizasyon komitesi kurun ? iş bölümü şart.

3. Profesyonel web sitesi hazırlayın ? ilk izlenim burada oluşur.

4. Proceedings yayını planlayın ? katılımcılara ek motivasyon.